Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Standort Lippstadt: Fleischhauerstraße 6, 59555 Lippstadt, Telefon +49 2941 28 64-0.

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten. Bitte kennzeichnen Sie Ihre Nachricht mit dem Stichwort „Datenschutz“.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.kon-part.de und für die Tätigkeit der KON-PART GmbH als Personalberatung, insbesondere für die Verarbeitung von Daten unserer Mandanten, Kandidaten und Geschäftspartner. Für die Marke KON.TALENT gilt die Datenschutzerklärung auf deren Website.

2. Das Wichtigste im Überblick

• Unsere Website setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken und bindet keine Inhalte von Drittanbietern ein, die beim Aufruf Daten an diese übertragen. Schriften, Bilder, Karten und Videos liegen auf unserem eigenen Server.
• Zur Verbesserung unseres Angebots messen wir die Reichweite unserer Website mit Matomo, ohne Cookies, mit gekürzten IP-Adressen und auf unserem eigenen Webspace. Sie können der Messung jederzeit widersprechen.
• Als Personalberatung verarbeiten wir Daten von Kandidaten, auch wenn diese sich nicht selbst bei uns beworben haben, sondern von uns angesprochen werden. Abschnitt 11 erläutert, welche Daten das sind, woher sie stammen und was mit ihnen geschieht.
• Wir setzen in unserer Arbeit Werkzeuge der Künstlichen Intelligenz ein, auch zur Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen. Über Menschen entscheiden bei uns immer Menschen. Abschnitt 12 beschreibt den Einsatz im Einzelnen.
• Unterlagen und Informationen über Kandidaten geben wir nur mit deren Einverständnis an Mandanten weiter.
• Sie haben umfassende Rechte, unter anderem auf Auskunft, Löschung und Widerspruch (Abschnitt 16).

3. Bereitstellung der Website und Hosting

Hosting

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben. IONOS verarbeitet die beim Aufruf der Website anfallenden Daten in unserem Auftrag in Rechenzentren in Deutschland bzw. der Europäischen Union. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Server-Logdateien

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst der Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge,
• Statuscode (z. B. erfolgreicher Abruf, Seite nicht gefunden),
• zuvor besuchte Seite (Referrer), sofern Ihr Browser diese übermittelt,
• Browsertyp und -version sowie Betriebssystem.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt. Die Logdateien werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht im Einzelfall zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

Verschlüsselung

Die Verbindung zu unserer Website ist per TLS verschlüsselt. Sie erkennen dies an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

4. Cookies und Zugriff auf Ihr Endgerät

Unsere Website kommt ohne Cookies und vergleichbare Techniken aus, die Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen und nicht unbedingt erforderlich sind. Ein Cookie-Banner ist daher nicht vorgesehen. Wenn Sie der Reichweitenmessung widersprechen (Abschnitt 5), wird dieser Widerspruch in Ihrem Browser gespeichert. Das ist erforderlich, damit Ihr Wunsch dauerhaft beachtet werden kann (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Sollten wir künftig Dienste einsetzen, die eine Einwilligung erfordern, holen wir diese vorher ein und passen diese Datenschutzerklärung an.

5. Reichweitenmessung mit Matomo

Um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und sie zu verbessern, setzen wir die Open-Source-Software Matomo ein. Matomo läuft auf unserem eigenen Webspace bei IONOS; die Daten werden nicht an den Hersteller von Matomo oder andere Dritte übermittelt.

Wir haben Matomo datensparsam eingerichtet:

• Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert.
• Ihre IP-Adresse wird vor jeder Speicherung um zwei Bytes gekürzt (z. B. 192.168.xxx.xxx). Ein Rückschluss auf Ihre Person ist damit nicht möglich.
• Besuche werden nicht über mehrere Tage oder Geräte hinweg einer Person zugeordnet. Ein Zusammenführen mit anderen Daten findet nicht statt.
• Die Einstellung „Do Not Track“ bzw. „Global Privacy Control“ Ihres Browsers wird beachtet.

Erfasst werden insbesondere: aufgerufene Seiten und Verweildauer, Referrer, ungefähre Region (aus der gekürzten IP-Adresse), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Bildschirmauflösung sowie Klicks auf Links zu Kontakt, Terminbuchung oder Stellenanzeigen. Die Auswertung erfolgt ausschließlich in zusammengefasster Form.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Gestaltung und Verbesserung unseres Internetauftritts. Die Rohdaten werden nach 13 Monaten gelöscht.

Widerspruch: Sie können der Erfassung jederzeit widersprechen. Nutzen Sie dazu die folgende Einstellung; Ihr Widerspruch wird in Ihrem Browser gespeichert.

6. Kontaktaufnahme

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Das Formular wird über unseren Webserver bei IONOS als E-Mail an uns übermittelt. Pflichtangaben sind gekennzeichnet; ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Unsere E-Mail-Postfächer werden bei IONOS betrieben, unsere Telefonanlage bei einem IT-Dienstleister.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Betrifft Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen Ihre Anfrage, wenn sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäftskorrespondenz bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften bis zu sechs bzw. zehn Jahre auf. Geht aus Ihrer Anfrage eine Bewerbung oder ein Mandat hervor, gelten die Abschnitte 10 und 11.

7. Terminbuchung über Calendly

Für die Online-Terminbuchung verweisen wir auf den Dienst Calendly der Calendly LLC, 271 17th St NW, 10th Floor, Atlanta, Georgia 30363, USA. Calendly ist nicht in unsere Website eingebunden. Erst wenn Sie auf „Termin online buchen“ klicken, öffnet sich die Seite von Calendly in einem neuen Fenster, und erst dann werden Daten an Calendly übertragen.

Bei der Buchung verarbeitet Calendly die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, gegebenenfalls Telefonnummer und Anmerkungen) in unserem Auftrag. Wir nutzen sie zur Planung und Durchführung des Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Termin der Anbahnung eines Mandats oder einer Bewerbung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einfachen Terminvereinbarung). Für das Setzen von Cookies auf den Seiten von Calendly ist Calendly verantwortlich.

Mit Calendly besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Calendly ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart. Weitere Informationen: calendly.com/privacy. Wenn Sie Calendly nicht nutzen möchten, vereinbaren Sie einen Termin gern telefonisch oder per E-Mail.

8. Inhalte, Schriften, Karten und Links

• Schriften: Die Schriften unserer Website sind lokal auf unserem Server gespeichert. Eine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Anbietern findet nicht statt.
• Karten: Die Lagepläne unserer Standorte sind als Bilddateien auf unserem Server gespeichert (Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende). Erst wenn Sie auf „In Google Maps öffnen“ klicken, werden Sie zu Google weitergeleitet; ab dann gilt die Datenschutzerklärung der Google Ireland Limited.
• Videos und Bilder: Videos und Bilder, auch die Vorschaubilder unserer LinkedIn-Beiträge, liegen auf unserem Server. Beim Aufruf der Seite werden keine Daten an LinkedIn oder andere Plattformen übertragen.
• Links: Unsere Website enthält Links zu anderen Angeboten, etwa zu LinkedIn, XING, dem BDU, Calendly oder unserem Bewerbermanagementsystem. Daten werden an diese Anbieter erst übertragen, wenn Sie einen Link anklicken. Für deren Datenverarbeitung sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

9. Unsere Präsenzen in beruflichen Netzwerken

Wir unterhalten Unternehmensseiten bei LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland) und XING (New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg). Wenn Sie diese Seiten besuchen, mit uns dort interagieren oder uns Nachrichten senden, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns dort zur Verfügung stellen, um mit Ihnen zu kommunizieren und unsere Präsenz zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für die von LinkedIn bereitgestellten Statistiken über die Nutzung unserer Unternehmensseite sind wir mit LinkedIn gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). LinkedIn hat sich verpflichtet, die wesentlichen Pflichten zu übernehmen, insbesondere die Information der Nutzer und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von LinkedIn und im „Page Insights Joint Controller Addendum“. Ihre Rechte können Sie auch uns gegenüber geltend machen.

10. Mandanten, Interessenten und Geschäftspartner

Wir verarbeiten die Kontakt- und Kommunikationsdaten von Ansprechpartnern bei Mandanten, Interessenten, Kooperationspartnern und Dienstleistern (z. B. Name, Funktion, Unternehmen, Kontaktdaten, Gesprächsnotizen, Angebots- und Vertragsunterlagen, Rechnungsdaten). Zwecke sind die Anbahnung und Durchführung von Mandaten, die Abrechnung, die Pflege der Geschäftsbeziehung und die Information über unsere Leistungen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Pflege von Geschäftskontakten). Die Daten speichern wir in unserem Kundenmanagementsystem und unserer Buchhaltungssoftware, die von Dienstleistern in der Europäischen Union in unserem Auftrag betrieben werden. Abschnitt 12 gilt entsprechend, soweit wir Unterlagen aus Mandaten, etwa Positionsbeschreibungen oder Gesprächsnotizen, mit Unterstützung Künstlicher Intelligenz aufbereiten.

Werbliche Ansprache per E-Mail erfolgt nur im Rahmen des gesetzlich Zulässigen. Sie können ihr jederzeit widersprechen.

11. Kandidaten und Bewerber

Unsere Aufgabe ist es, für unsere Mandanten geeignete Persönlichkeiten zu finden und Menschen beruflich passende Perspektiven zu eröffnen. Dafür verarbeiten wir personenbezogene Daten von Kandidaten. Dieser Abschnitt informiert Sie nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO, und zwar unabhängig davon, ob Sie sich bei uns beworben haben oder von uns angesprochen wurden.

11.1 Wen dieser Abschnitt betrifft

• Personen, die sich auf eine von uns betreute Position oder initiativ bei uns bewerben, etwa über unser Bewerbermanagementsystem, per E-Mail oder im persönlichen Gespräch;
• Personen, die wir im Rahmen einer Suche gezielt und vertraulich ansprechen (Direktansprache);
• Personen, die uns empfohlen wurden oder die wir aus unserem beruflichen Netzwerk kennen;
• Personen, die in unserem Kandidatenpool gespeichert sind;
• Referenzgeber, die Kandidaten uns benennen.

11.2 Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten und Kontaktdaten: Name, Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdatum, Profiladressen in beruflichen Netzwerken;
• Werdegang und Qualifikation: Lebenslauf, Ausbildung, Abschlüsse, Zeugnisse, Zertifikate, Sprachkenntnisse, berufliche Stationen, Funktionen, Verantwortungsbereiche, Erfolge, Veröffentlichungen;
• Angaben zur beruflichen Situation und zu Wünschen: aktuelle und gewünschte Vergütung, Kündigungsfrist, Verfügbarkeit, Wechselmotivation, Mobilität, Standortwünsche;
• Erkenntnisse aus dem Auswahlverfahren: Notizen und Protokolle aus Gesprächen und Interviews, Bewertungen aus unserem Bewerber-Audit, Ergebnisse eignungsdiagnostischer Verfahren, Referenzauskünfte, unsere Einschätzungen und Berichte;
• Kommunikationsdaten: Inhalte und Metadaten unserer Korrespondenz, Gesprächstermine;
• Bild- und Tondaten: Bewerbungsfotos, sofern Sie uns diese überlassen, sowie Aufzeichnungen von Gesprächen, nur mit Ihrer Einwilligung (Abschnitt 11.8).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), etwa Angaben zur Gesundheit, zu einer Schwerbehinderung oder zur Religionszugehörigkeit, erfragen wir nicht. Enthalten Ihre Unterlagen solche Angaben, verarbeiten wir sie nur, soweit dies für das Verfahren erforderlich ist oder Sie es wünschen, etwa wenn Sie uns eine Schwerbehinderung mitteilen, damit diese im Verfahren berücksichtigt wird (Art. 9 Abs. 2 lit. a, b und f DSGVO). Ansonsten blenden wir solche Angaben, soweit möglich, bei der weiteren Verarbeitung aus.

11.3 Woher die Daten stammen

Wir erhalten die Daten in erster Linie von Ihnen selbst. Im Rahmen der Direktansprache erheben wir Daten zudem aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, insbesondere aus Profilen in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn und XING, von Unternehmenswebsites, aus Fachpublikationen, Pressemitteilungen, Handelsregister- und Branchenverzeichnissen sowie aus Messe- und Veranstaltungsunterlagen. Weitere Quellen sind Empfehlungen aus unserem Netzwerk, Referenzgeber, die Sie uns benennen, und unser eigener Kandidatenpool. Wir recherchieren ausschließlich Informationen mit Bezug zu Ihrer beruflichen Tätigkeit; Ihr Privatleben ist nicht Gegenstand unserer Recherche.

Wenn wir Sie ansprechen, ohne dass Sie sich zuvor an uns gewandt haben, informieren wir Sie spätestens mit der ersten Kontaktaufnahme, in jedem Fall innerhalb eines Monats, über die Datenverarbeitung und verweisen auf diese Datenschutzerklärung (Art. 14 DSGVO).

11.4 Zwecke der Verarbeitung

• Identifikation, Ansprache und Auswahl geeigneter Kandidaten für die Positionen unserer Mandanten;
• Prüfung Ihrer Eignung und Passung, einschließlich Interviews, Bewerber-Audit, Eignungsdiagnostik und Referenzen;
• Erstellung von Kandidatenprofilen und Berichten für unsere Mandanten, nach Ihrem Einverständnis;
• Kommunikation und Terminabstimmung mit Ihnen und unseren Mandanten;
• Begleitung von Vertragsgesprächen und der ersten Monate nach Ihrem Wechsel;
• Aufnahme in unseren Kandidatenpool, um Ihnen künftig passende Positionen vorstellen zu können;
• Qualitätssicherung, Dokumentation und Nachweis unserer Leistungen sowie Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen;
• Prüfung der Echtheit eingereichter Unterlagen zum Schutz unserer Mandanten und redlicher Kandidaten.

11.5 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie sich bei uns bewerben oder mit uns in einem Auswahlverfahren stehen (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage);
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Direktansprache, die Recherche öffentlich zugänglicher beruflicher Informationen, die Qualitätssicherung, die Prüfung der Echtheit von Unterlagen und die Verteidigung von Rechtsansprüchen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Ausübung unserer Tätigkeit als Personalberatung; das Interesse unserer Mandanten liegt in der Besetzung ihrer Positionen. Ihre Interessen wahren wir, indem wir ausschließlich berufliche Informationen verarbeiten, Sie frühzeitig informieren und Ihre Daten nur mit Ihrem Einverständnis weitergeben. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (Abschnitt 16);
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Weitergabe Ihrer Unterlagen an Mandanten, die Aufnahme in unseren Kandidatenpool über die übliche Frist hinaus, die Aufzeichnung von Gesprächen, eignungsdiagnostische Verfahren und das Einholen von Referenzen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, etwa Aufbewahrungspflichten;
• Art. 9 Abs. 2 lit. a, b und f DSGVO für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Abschnitt 11.2).

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

11.6 Weitergabe an Mandanten

Ihre Daten geben wir an einen Mandanten nur weiter, wenn Sie zuvor eingewilligt haben, und zwar jeweils für die konkrete Position. Häufig stellen wir Kandidaten zunächst in anonymisierter Form vor. Der Mandant verarbeitet die erhaltenen Daten anschließend in eigener Verantwortung für sein Auswahlverfahren. Ihre Gehaltsvorstellungen, Ihre aktuelle Tätigkeit und Ihre Wechselabsicht behandeln wir vertraulich. Ihr derzeitiger Arbeitgeber erfährt von uns nichts.

11.7 Bewerbermanagementsystem

Kandidatendaten verwalten wir im Bewerbermanagementsystem Coveto der Coveto ATS GmbH, Alois-Thums-Straße 11, 63667 Nidda. Bewerbungen über unsere Online-Formulare gehen direkt in dieses System ein. Coveto verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Mit Coveto besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

11.8 Gespräche, Aufzeichnung und Transkription

Interviews führen wir persönlich, telefonisch oder per Videokonferenz. Über die Gespräche fertigen wir Notizen an. Gespräche zeichnen wir nur auf, wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben. In diesem Fall können wir die Aufzeichnung mit Unterstützung Künstlicher Intelligenz in Text umwandeln, zusammenfassen und für unsere Beurteilung und Berichte auswerten (Abschnitt 12). Die Audioaufzeichnung löschen wir, sobald die Auswertung abgeschlossen ist, spätestens nach drei Monaten. Ohne Ihre Einwilligung zeichnen wir nicht auf; Nachteile entstehen Ihnen daraus nicht.

11.9 Echtheit von Unterlagen, Referenzen und Diagnostik

Zum Schutz unserer Mandanten und aller redlichen Kandidaten prüfen wir eingereichte Unterlagen auf Plausibilität und Anzeichen nachträglicher Veränderung, auch mit Hilfe eigener Software. Ergeben sich Auffälligkeiten, klären wir diese mit Ihnen, bevor wir daraus Schlüsse ziehen.

Referenzen holen wir nur mit Ihrem Einverständnis und nur bei Personen ein, die Sie uns benennen oder mit denen Sie einverstanden sind. Eignungsdiagnostische Verfahren führen wir nur mit Ihrer Einwilligung durch; über das jeweilige Verfahren und gegebenenfalls beteiligte Anbieter informieren wir Sie vorab gesondert. Die Ergebnisse besprechen wir mit Ihnen.

11.10 Speicherdauer und Kandidatenpool

• Nach Abschluss eines Auswahlverfahrens, in das Sie einbezogen waren, speichern wir Ihre Daten bis zu sechs Monate, um Rückfragen zu beantworten und Rechtsansprüche abwehren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Mit Ihrer Einwilligung nehmen wir Sie in unseren Kandidatenpool auf, um Ihnen künftig passende Positionen vorstellen zu können. Die Daten speichern wir dann bis zum Widerruf, längstens jedoch drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Vor Ablauf fragen wir Sie, ob Sie weiter im Pool bleiben möchten.
• Haben wir Sie im Rahmen einer Direktansprache kontaktiert und Sie haben nicht reagiert oder kein Interesse geäußert, beschränken wir die Speicherung auf die Angaben, die nötig sind, damit wir Sie nicht erneut ungewollt ansprechen. Auf Ihren Wunsch löschen wir sämtliche Daten.
• Werden Sie über uns eingestellt, bewahren wir die für die Abrechnung und den Nachweis unserer Leistung erforderlichen Unterlagen nach den gesetzlichen Fristen auf, in der Regel sechs bis zehn Jahre.

12. Einsatz Künstlicher Intelligenz

Künstliche Intelligenz (KI) ist fester Bestandteil unserer Arbeit. Sie hilft uns, gründlicher zu recherchieren, Unterlagen sorgfältiger auszuwerten und schneller zu antworten. Über Menschen entscheiden bei uns immer Menschen. Dieser Abschnitt erläutert, wie wir KI einsetzen und wie wir Ihre Daten dabei schützen.

12.1 Einsatzbereiche

Wir setzen KI-gestützte Systeme insbesondere für folgende Aufgaben ein:

• Research und Identifikation: Analyse von Märkten, Unternehmen und Organisationsstrukturen sowie Identifikation potenziell geeigneter Kandidaten aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen und unserem Kandidatenpool, einschließlich semantischer Suche;
• Auswertung von Unterlagen: Auslesen, Strukturieren, Zusammenfassen und Übersetzen von Lebensläufen, Zeugnissen, Anschreiben und anderen Bewerbungsunterlagen, einschließlich Texterkennung (OCR);
• Abgleich mit Anforderungen: Gegenüberstellung von Qualifikationen und Erfahrungen mit dem Anforderungsprofil einer Position als Grundlage für die Beurteilung durch unsere Berater;
• Gesprächsvorbereitung und -nachbereitung: Vorbereitung von Interviewleitfäden, Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen (nur mit Einwilligung, Abschnitt 11.8), Strukturierung von Gesprächsnotizen;
• Berichte und Dokumente: Entwürfe für Kandidatenprofile, Berichte, Kurzprofile und Werdegangsdarstellungen, die unsere Berater prüfen, überarbeiten und verantworten;
• Prüfung von Unterlagen: Erkennen von Unstimmigkeiten und Anzeichen nachträglicher Veränderung (Abschnitt 11.9);
• Kommunikation: Entwürfe, Übersetzung und sprachliche Überarbeitung von Korrespondenz;
• Organisation: Terminkoordination, Wiedervorlagen, Auswertung und Qualitätssicherung unserer Prozesse.

12.2 Welche Systeme wir nutzen

Wir nutzen KI-Sprachmodelle und KI-gestützte Software etablierter Technologieanbieter, KI-Funktionen in unserer Fachsoftware sowie eigene Anwendungen, die auf diesen Diensten aufbauen. Wir setzen ausschließlich Dienste ein, die

• als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO nach unseren Weisungen tätig werden,
• Ihre Daten vertraglich zugesichert nicht zum Training ihrer Modelle verwenden und
• Ihre Daten nur so lange speichern, wie es für die Erbringung des Dienstes und die Missbrauchsabwehr erforderlich ist.

Die Anbieter haben ihren Sitz in der Europäischen Union oder in den USA. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 14. Eine aktuelle Liste der eingesetzten KI-Dienste stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

12.3 Grundsätze

• Der Mensch entscheidet. KI-Ergebnisse sind Arbeitsgrundlagen. Ob wir Sie ansprechen, Ihnen eine Position vorstellen oder Sie einem Mandanten empfehlen, entscheidet ein Berater nach eigener Prüfung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.
• Prüfung der Ergebnisse. KI kann sich irren. Wir prüfen Ergebnisse auf Richtigkeit, bevor wir sie verwenden, und berichtigen Fehler.
• Datensparsamkeit. Wir geben an KI-Dienste nur die Daten, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind. Wo es die Aufgabe zulässt, entfernen wir Namen und Kontaktdaten vorher oder ersetzen sie durch Kennungen.
• Keine Diskriminierung. Merkmale nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, etwa Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion oder Behinderung, sind keine Kriterien unserer Beurteilung, auch nicht bei KI-gestützten Auswertungen.
• Kein Profiling außerhalb des Berufs. Wir werten mit KI keine Informationen aus Ihrem Privatleben aus und erstellen keine Persönlichkeitsprofile aus öffentlich zugänglichen Quellen.
• Transparenz. Auf Anfrage teilen wir Ihnen mit, ob und für welche Aufgaben Ihre Daten mit KI verarbeitet wurden.

12.4 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung mit KI-Unterstützung erfolgt auf denselben Rechtsgrundlagen wie die jeweilige Verarbeitung ohne KI (Abschnitte 10 und 11), insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen eines Auswahlverfahrens und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer gründlichen, schnellen und qualitativ hochwertigen Personalberatung. Für Gesprächsaufzeichnungen und besondere Kategorien personenbezogener Daten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

12.5 Ihr Widerspruch

Sie können der KI-gestützten Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen. Wir bearbeiten Ihre Unterlagen dann ohne KI-Unterstützung, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist; Nachteile im Auswahlverfahren entstehen Ihnen daraus nicht.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb der KON-PART erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen, insbesondere der verantwortliche Berater und unser Research-Team. Die Partner der KON-PART sind selbstständig und arbeiten in freier Kooperation mit der KON-PART GmbH; sie sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Darüber hinaus setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

• Hosting, E-Mail und Webspace (IONOS SE);
• Bewerbermanagementsystem (Coveto ATS GmbH);
• Kundenmanagement, Buchhaltung und Bürosoftware, einschließlich Cloud-Speicher;
• Telefonie und Videokonferenzen;
• KI-Dienste (Abschnitt 12);
• Terminbuchung (Calendly LLC);
• IT-Dienstleister für Betrieb, Wartung und Datensicherung.

Weitere Empfänger sind, mit Ihrer Einwilligung, unsere Mandanten (Abschnitt 11.6) sowie, soweit erforderlich, Steuerberater, Rechtsanwälte und Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten. Bei Mandaten, die wir gemeinsam mit Kooperationspartnern durchführen, informieren wir Sie über deren Beteiligung, bevor wir Daten an sie weitergeben. Eine Veräußerung von Daten findet nicht statt.

14. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister, insbesondere Anbieter von KI-Diensten und der Terminbuchung, haben ihren Sitz in den USA oder greifen von dort auf Daten zu. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist:

• auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, sofern der Empfänger danach zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO), oder
• auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Eine Kopie der jeweiligen Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung. Mandanten mit Sitz außerhalb der Europäischen Union erhalten Ihre Daten nur mit Ihrer Einwilligung.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, wie Sie eingewilligt haben oder wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Die konkreten Fristen nennen wir in den jeweiligen Abschnitten. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir sechs bzw. zehn Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO). Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten (Art. 15),
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Recht auf Löschung (Art. 17),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Direktansprache durch uns und der Aufnahme in unseren Kandidatenpool können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@kon-part.de oder an unsere Postanschrift.

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

18. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Stand der Technik entsprechen, unter anderem durch verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen nach dem Erforderlichkeitsprinzip, regelmäßige verschlüsselte Datensicherungen und die Verpflichtung aller Beteiligten auf Vertraulichkeit. Unsere Maßnahmen überprüfen und verbessern wir laufend.

Eine Pflicht, uns personenbezogene Daten bereitzustellen, besteht nicht. Ohne die erforderlichen Angaben können wir Sie jedoch nicht in ein Auswahlverfahren einbeziehen oder Ihre Anfrage nicht bearbeiten.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026